In elke winkel is wel een kassasysteem te vinden, een kassasysteem houdt in:

Een kassa en alle daarop aangesloten apparaten die gebruikt worden voor het afrekenen. Maar ook de bijbehorende software, die onder andere de verkoopgeschiedenis bijhoudt.

Een kassasysteem is geen losstaand apparaat – het is een opstelling van apparaten die samen zorgen voor een efficiënt en gemakkelijk afrekenproces.

De opstelling kan natuurlijk enorm variëren, afhankelijk van uw merkkeuze, welke betaalmethodes u accepteert, of u papieren bonnetjes print en hoe u uw boekhouding doet.

Laten we teruggaan naar de basis en het hebben over hoe klantbetalingen worden verwerkt, waar een kassasysteem uit bestaat en een aantal opties.

Kassasystemen toen en nu

Zo’n dertig jaar terug was een kassasysteem niet veel meer dan een kassa. De eerste kassa’s “wisten” niet eens wat een product kostte. De caissière moest de prijzen toen per product handmatig invoeren.

Daarna deed de caissière het geld in de kassalade en gaf een bonnetje aan de klant. In sommige gevallen was dit bonnetje dan het enige bewijs dat de transactie ooit plaatsvond.

Naarmate kassasystemen moderner werden, kwam er al meer software aan bod. Producten werden op een database opgeslagen en barcodes werden geïntroduceerd, zodat prijzen niet meer handmatig ingevoerd hoefden te worden. Later werd ook de verkoopgeschiedenis bijgehouden.

Oudere kassa met ingebouwde bonnenprinter en handmatige prijsinvoer. 

Tegenwoordig zijn kassasystemen veel uitgebreider. Sommige ondernemers gebruiken nog steeds kassa’s zoals hierboven beschreven, maar velen zijn overgestapt op geavanceerde kassasystemen die alles online bijhouden.

Gerelateerd: Welke kassa heb ik nodig – kassasysteem of kasregister?

Belangrijkste onderdelen van een kassassysteem

Moderne kassasystemen bestaan uit hardware en software. Software is het gedeelte dat transacties bijhoudt, verwerkt en opslaat. Er zijn veel verschillende manieren waarop kassasystemen dit doen.

Software

Alle moderne kassasystemen hebben een afrekensysteem voor de besturing en een gegevenssysteem voor de achterliggende verkoopsgeschiedenis en instellingen.

Het personeel gebruikt het afrekensysteem, meestal een touchscreen scherm of tablet, om betalingen te verwerken. Het gegevenssysteem kan via het internet of een app bekeken worden.

Welk kassasysteem u ook gebruikt, deze twee systemen zijn altijd verbonden en gesynchroniseerd. Maar er zijn wel twee verschillende manieren waarop de gegevens bewaard kunnen worden:

Lokaal

  • De software wordt op een server of apparaat van uw bedrijf opgeslagen.
  • Vereist de aankoop van één of meer softwarelicenties.
  • U moet deze software handmatig onderhouden en updaten.
  • Omdat alle software op uw eigen netwerk is opgeslagen, is er geen internetverbinding nodig.

In de Cloud

  • Het systeem wordt op internet opgeslagen door de provider van uw kassasysteem. U heeft vanaf elke computer toegang tot deze software.
  • Ook wel Software als Dienst genoemd (SaaS), dit systeem wordt automatisch onderhouden en geüpdatet door de provider van uw kassasysteem.

Voor een lange tijd was lokale software de norm voor kassasystemen, maar nu worden cloud-systemen steeds populairder. Lokale kassasysteemsoftware is duur om te installeren, vaak is er een professional nodig voor installatie en onderhoud. Cloud-systemen zijn vaak goedkoper (meestal een maandelijks bedrag), ook zijn er vaak meer mogelijkheden voor integratie met andere programma’s.

Tenslotte kunnen kassasystemen enorm verschillen in functies en lay-out. Elke bedrijfssector heeft eigen behoeftes, en heeft daarom vaak een gespecialiseerd kassasysteem nodig. Een restaurant heeft bijvoorbeeld een tafelplattegrond nodig, of een self-service programma waar klanten digitaal hun eten kunnen bestellen. Gespecialiseerde kassasystemen voor restaurants hebben veel van dit soort functies in één pakket.

Hardware

Bedrijven hebben verschillende behoeftes als het neerkomt op hardware (apparaten) voor kassasystemen. Dit zijn de belangrijkste onderdelen:

  • Afrekenapparaat waarmee de transacties verwerkt worden: Bijvoorbeeld een kassa met knoppen, een touchscreen-scherm of een mobiel apparaat met een kassa-app.
  • Kassalade: Wordt gebruikt om contant geld te bewaren, maar soms ook cheques, waardebonnen en bonnetjes.
  • Bonnenprinter: Wordt gebruikt om bonnetjes te printen voor klanten.
  • Barcode scanner: Veel gebruikt in winkels met een grote hoeveelheid verschillende producten. Vaak verbonden met de inventaris van het kassasysteem om de voorraad bij te werken.
  • Pinautomaat: Wordt gebruikt om betalingen met pinpassen, creditcards of NFC te verwerken. Bij traditionele pinautomaten moet er software geïnstalleerd worden (als dat nog niet gedaan is) en is er een simkaart of kabel naar het kassasysteem nodig, telefoongebaseerde kaartlezers werken via de verbinding van een telefoon.
  • Netwerk apparaten: Of je de software nu in de cloud of lokaal hebt, de software moet verbinding maken met het kassasysteem. Als de software in de Cloud staat, dan is er een internetverbinding nodig, dat betekent dat je een router en een modem nodig hebt. Bij lokale software kan het eventueel ook met kabelverbinding van een computer naar het kassasysteem.

Lees ook: De geschiedenis van kassasystemen van het jaar 1800 tot nu

Verschillende kassasystemen

Welke hardware en software het beste voor uw bedrijf is, hangt natuurlijk helemaal af van uw bedrijf! Als de meeste transacties met een pinpas betaald worden, dan is een kassalade bijvoorbeeld niet zo belangrijk. Misschien heeft u wel een mobiel systeem nodig voor op de markt, die ook bij slecht weer blijft functioneren. Dit zijn een aantal verschillende soorten kassasystemen:

Klein café met simpel kassasysteem in de cloud

Voor een klein café kan het ideaal zijn om een kassasysteem in de cloud te gebruiken, met een app op de iPad en een compacte kaartlezer. Voor contant geld is een veilige kassalade belangrijk. Tegenwoordig is het de norm dat kassa-apps een bonnetje via de e-mail of SMS sturen, dus bij een krap budget kan de bonnenprinter makkelijk weggelaten worden. Let wel op dat het in sommige landen (bijvoorbeeld Italië) verplicht is om een papieren bonnetje te geven als er om gevraagd is, dus voor zaken in het buitenland moet u misschien alsnog een bonnenprinter aanschaffen.

Het gebruik van een iPad in combinatie met een mobiele kaartlezer is steeds vaker te zien in cafés, kroegen en bars. Foto: iZettle

Bij een kassasysteem in de Cloud kan de bedrijfsleider de verkoop vanuit huis bekijken in het gegevenssysteem, om bijvoorbeeld een Excel-bestand naar de boekhouder te sturen. De sluitende caissière hoeft alleen maar de kassalade te controleren en de winkel af te sluiten.

Verkopers met lokale kassasystemen

Een winkel kan voor lokale kassasoftware kiezen als de internetverbinding niet stabiel is of als ze hun gegevens liever niet bij een ander bedrijf willen bewaren. Dit betekent vaak wel dat de apparatuur niet makkelijk mee te nemen is, dat er een professional nodig is voor installatie, en dat er een IT’er naar het bedrijf moet komen voor onderhoud. Deze kosten lopen snel op, daarom is deze keuze alleen populair bij grote bedrijven.

Een kassa bij de supermarkt is één van de bekendste soorten kassasystemen. 

Veel verkopers hebben behoefte aan bepaalde functies voor het kassasysteem, zoals een inventaris die de voorraad bijhoudt tot een weegschaal op de toonbank (voor prijzen per gewicht), of een barcode scanner, of een apparaat die alarmlabels van kleren afhaalt. Eén van de ingewikkeldste kassasystemen is die van supermarkten, omdat er zo veel verschillende soorten producten verkocht worden. Hoe gespecialiseerder de producten, hoe gespecialiseerder het kassasysteem moet zijn.

Restaurants met hybride kassasoftware

Horecabedrijven vereisen andere kassafuncties dan winkels. Bestellingen moeten bijvoorbeeld snel naar de keuken gestuurd worden (misschien moet de bestelling daar zelfs uitgeprint worden), en er moet een reserveringssysteem zijn die bepaalde tafels vrijhoudt.

Voorbeeld van een kassasysteem in een restaurant, verbonden met een bonnenprinter, kaartlezer en kassalade. 

Als het restaurant kiest voor hybride software (dus lokaal en in de cloud), terwijl de internetverbinding niet 100% betrouwbaar is, dan kan personeel bij uitval verbinding maken met de lokale server om door te gaan met het opnemen van bestellingen. Zodra de internetverbinding het weer doet, wordt alles weer bijgewerkt. Zo kan het bedrijf alsnog profiteren van een online gegevenssysteem, terwijl het restaurant niet stilligt als de internetverbinding het niet doet.

Ook bestaat er kassasysteemsoftware met een offline modus, zodat de kassa blijft werken als het internet het niet doet. Als het internet weer werkt wordt het online systeem weer bijgewerkt.

Lees ook: Een gratis kassasysteem voor de iPad: kan dat?