Startende ondernemers in het MKB hebben te maken met grote investeringen en onzekere inkomsten. Het is daarom mooi meegenomen als er op bepaalde uitgaven bespaard kan worden, bijvoorbeeld op de aanschaf van een kassasysteem. Waarom immers investeren in een extra apparaat als je beschikt over een tablet die alle klassieke kassafuncties kan overnemen?

Maar hebben zulke kassa-apps wel alle nodige functies? En kun je dus echt van je iPad een betrouwbare en bij voorkeur gratis kassa maken?

Het korte antwoord: ja, maar niet helemaal.

Om je te helpen een keuze te maken bespreken we hieronder de vier belangrijkste uitgevers van mobiele kassasoftware: Square, iZettle, SumUp en Vend. De software van iZettle en SumUp zit bij hun pinautomaten, waar je wel voor moet betalen. En bij Vend is de app heel beperkt. Of er een gratis versie van de software voor je bedrijf bestaat, hangt onder andere af van het aantal kassa’s dat je nodig hebt en de gewenste functionaliteiten.

Square Point of Sale: Amerikaanse app met beperkingen in Nederland

Square is een relatief nieuw bedrijf en eigenlijk niet actief in Nederland. Square verkoopt mobiele pinautomaten, net als SumUp en iZettle, en daar zit een kassasysteem bij. Ondanks dat Square niet actief is in Nederland, is het wel mogelijk om gebruik te maken van hun kassasoftware.

De app van Square is kwalitatief erg goed en heeft veel functies. Maar er zitten ook nadelen aan vast, in Nederland is er bijvoorbeeld geen pinautomaat die in de app kan worden geïntegreerd. Dus bij het afrekenen moet alles twee keer ingevoerd worden.

Een ander nadeel is dat de app niet beschikbaar is in het Nederlands, alleen in het Engels.

Square Point of Sale – gratis kassasysteem voor de iPad.

In de gratis app kun je onder andere een catalogus met producten creëren, betalingen registreren (cash of per kaart met een alternatieve betalingsverwerker), het geld in de kassalade beheren, bonnen printen, de geschiedenis van verkopen opvragen en je voorraad bijhouden. De diverse rapporten in de online omgeving zijn overzichtelijk en geven veel informatie. De cijfers kunnen geëxporteerd worden naar spreadsheets en zo gemakkelijk gebruikt worden bij het doen van de administratie.

Om alle functies ten volle te gebruiken, kan het systeem uitgebreid worden met een bonprinter, een fysieke kassalade en een barcode-scanner. De Square software is daarnaast flexibel en kan ingesteld worden voor gebruik in een winkel of in een horecagelegenheid.

Concluderend kunnen we zeggen dat Square zeer goede gratis software biedt, maar doordat het in Nederland nog niet mogelijk is een pinautomaat te integreren zijn iZettle en SumUp betere alternatieven voor Nederlandse bedrijven.

iZettle: Populair kassasysteem met kaartlezer

Het Zweedse iZettle biedt eveneens een gratis kassa-app om een smartphone of tablet in een kassa te veranderen.

De iZettle Go app heeft een breed scala aan functies. In de productcatalogus kunnen alle producten of diensten ingevoerd worden, waardoor afrekenen vlot verloopt. Tevens wordt de voorraad bijgehouden. Vanuit de app kan een bon geprint worden of via email of sms naar de klant worden verstuurd. Ook de verkoopgeschiedenis kan worden opgevraagd in de app. Gedetaileerdere rapporten worden bijgehouden in de cloud.

iZettle app review

iZettle Go is een gratis kassasysteem.

Als je de app van iZettle gaat gebruiken betekent dat wel dat je ook de bijbehorende kaartlezer moet gebruiken. Als uw bedrijf al een pinautomaat heeft en overstappen geen optie is, dan is iZettle niet de oplossing.

Het handige aan mobiele kaartlezers is dat bedrijven, winkels, cafetaria, marktkraamhouders, taxi’s en andere micro-ondernemers of ZZP’ers overal in hun zaak en zelfs onderweg of op een beurs over een geavanceerde kassa kunnen beschikken. Ook dit systeem kan desgewenst uitgebreid worden met een bonprinter, kassalade en barcode-scanner.

Hoewel de app gratis te downloaden is, moet voor de iZettle Reader eenmalig €79 (€15 op aanbieding) worden betaald. Daarnaast brengt iZettle 1,95% per transactie in rekening.

Speciaal voor bedrijven in de horeca is er iZettle Pro, met onder andere tafelbeheer en uitgebreidere verkooprapportages in het back office gedeelte in de cloud. De kosten voor dit complete app-based kassasysteem zijn €49 per maand per iPad.

Voor de gemiddelde kleine ondernemer is de gratis app echter meer dan voldoende. Ondanks de aanschafkosten van de kaartlezer en de kosten per transactie blijft het grote voordeel van iZettle dat kaartbetalingen geaccepteerd kunnen worden, zonder dat daarvoor een aparte betalingsverwerker gebruikt moet worden.

SumUp: Simpele app voor kaartlezer

SumUp is een Brits bedrijf dat een vergelijkbaar aanbod heeft met dat van iZettle. Ook SumUp werkt op basis van een gratis app gekoppeld aan een kaartlezer voor bankpassen en creditcards, waar je dan weer wel voor moet betalen.  De kaartlezer van SumUp kost €39 (€15 op aanbieding) en wordt er een commissie per transactie in rekening gebracht.

De kassa-app van SumUp is overigens niet zo uitgebreid als die van iZettle. De rapporten zijn bijvoorbeeld minder geavanceerd.

SumUp kan eenvoudig ge-upgrade worden naar SumUp Point of Sale, waarbij de gratis app uitgebreid wordt met een vooraf geprogrammeerd hardwarepakket, dat naar behoefte samengesteld kan worden.

Vend: Beperkt gratis gebruik

Dit cloud-based kassasysteem is ontwikkeld in Nieuw-Zeeland en is wereldwijd beschikbaar. Vend is zich in de afgelopen jaren continu blijven ontwikkelen en de software staat bekend om zijn gebruiksgemak. Abonnementen beginnen bij $99,- per maand, maar er is ook een gratis versie beschikbaar. Helaas is de gratis versie heel beperkt.

In de gratis app kun je maar tien producten voorprogrammeren, voor sommige kleine ondernemers is dit voldoende. Denk bijvoorbeeld aan een foodtruckhouder met een kleine kaart of een ondernemer die merchandise verkoopt. Verder is de app qua functionaliteiten zeer compleet. Voorraadbeheer, rapportages, het bijhouden van een klantenbestand: het is alles wat je als kleine ondernemer nodig hebt.

Een andere beperking van de gratis versie is dat je vast zit aan een limiet van 1000 klanten. Zodra je meer klanten krijgt moet je upgraden.

Vend iPad kassasysteem.

Is een gratis kassasysteem een goede keuze?

Het blijkt dus dat er zeker mogelijkheden zijn voor gratis kassasoftware. Square is geheel gratis, maar er is geen pinautomaat-integratie beschikbaar en het programma is in het Engels. Ook is Vend geheel gratis, maar hier zitten enorme beperkingen aan vast.

De kassa-apps van SumUp en iZettle zijn geheel gratis, maar ze werken alleen met de bijbehorende pinautomaten. En deze pinautomaten zijn natuurlijk niet gratis. Als u toevallig ook op zoek bent naar een (nieuwe) pinautomaat, dan is dit een goede keuze.

Aan de andere kant is het ook mogelijk om voor een klein bedrag, meestal rond de €50 per maand, een compleet kassasysteem aan te schaffen. Als u een paar duizend euro per maand omzet en/of groei in uw bedrijf verwacht, dan is het zeker de investering waard.