Lightspeed Retail POS review: geavanceerd inventaris-gericht kassasysteem

Prijsstructuur

Lightspeed Retail POS rekent een maandelijks tarief afhankelijk van het aantal kassa’s, vestigingen, extra functies en contractduur. Voor een jaarlijks plan betaal je vanaf €79 per maand voor één kassa op één locatie. Lightspeed stuurt je graag een quota gebaseerd op de vereisten van jouw winkel en contract.

Alhoewel Lightspeed’s Retail POS-systeem dezelfde functies levert aan alle klanten, adverteert Lightspeed haar tarieven niet openbaar, behalve bij het voorbeeld van €79.

Hun strategie is om potentiële klanten aan de lijn te krijgen, waarna je een gepersonaliseerde schatting ontvangt, eventueel inclusief extra functies (meerkosten gelden).

Hierom raden we aan dat je precies dat doet: stel Lightspeed al je vragen, en maak vooral gebruik van hun 14-dagen gratis proefperiode, zodat je het systeem helemaal uit kan testen voordat je jezelf aan een contract bindt.

In Nederland integreert Lightspeed alleen met de iZettle Reader. iZettle rekent een apart tarief voor kaarttransacties, welke zij volledig uitvoeren.

Lightspeed staat bekend om hun E-commercie oplossing, die volledig met hun POS integreert. Om deze toe te voegen betaal je vanaf €49 per maand met een jaarlijks plan. Ontvang een precieze schatting door hun salesteam te contacteren. Verwacht dat je extra moet neerleggen voor de mooiere website-thema’s, functies en ook integratie-tools.

Gebruiksvriendelijkheid

Het Lightspeed Retail kassa kan zowel vanaf de iPad als de Mac/PC bestuurd worden. Hun inventaris- en leveranciersbeheer tools zijn zowat de uitgebreidste op de markt, maar er zijn ook tekortkomingen.

Alhoewel Lightspeed’s één uur durende introductiesessie nuttig is, is de software niet altijd intuïtief genoeg om zelf uit te vogelen.

Alhoewel Lightspeed’s één uur durende introductiesessie nuttig is, is de software niet altijd intuïtief genoeg om in je eentje uit te vogelen. Tijdens onze test moesten we vaak instructies opzoeken om het systeem in te stellen. Andere functies met betrekking tot bestellingen en de inventaris duurden ons ook even om te leren.

Sommige instellingen doen er ook nogal lang over om te updaten—het duurde een paar dagen voordat het achtergrondplaatje van de checkout-pagina daadwerkelijk veranderde in de app.

Hierom raden we aan om de software uitvoerig te testen voordat je van de introductiesessie gebruik maakt, zodat je direct enkele vragen gereed hebt die misschien niet in de online hulpsectie beantwoord zijn.

Hardwarebeheer via de app is gemakkelijk—het menu aan de zijkant toont een knop voor de barcode-scanner, kaartlezer en rekeningprinter. Als de hardware ermee opgeeft kan je hier de verbinding herstarten.

Checkout en verkoop

In vergelijking met de andere belangrijke pos-apps zie je niet meteen een rasterweergave van alle producten. In plaats daarvan toont de Lightspeed app aanvankelijk geen producten, slechts een achtergrondplaatje met enkele knoppen in de hoeken. Je moet de zoekknop aantikken aan de bovenkant om producten te vinden, waarna een rasterweergave verschijnt. Deze biedt opties om te sorteren naar categorie, label, merk of omschrijving. Vervolgens tik je het gewenste item twee keer aan om het aan de rekening toe te voegen. Dit kan voor sommige bedrijven omslachtig zijn, namelijk als ze grote hoeveelheden van een klein aantal producten willen toevoegen.

Anderzijds kan je een geïntegreerde barcode-scanner gebruiken om je producten direct te scannen, zonder te hoeven zoeken.

Hoe meer je verkoopt, hoe minder nuttig een visuele productweergave zal worden. Kleine bedrijven met kleine inventarissen of menu’s zullen waarschijnlijk blijer zijn met een ouderwetse rasterweergave, zoals bij de competitie.

Betaalopties bij het afrekenen omvatten cash, betaalkaarten, cheques, creditkaarten en cadeaukaarten (deze moeten vooraf in het systeem geregistreerd worden). Er zijn twee knoppen voor kaartbetalingen: credit en debet. Dit betekent dat je moet checken wat voor kaart de klant gebruikt voordat je hem accepteert. Als je contant aanneemt voer je in hoeveel je ontvangen hebt, waarna het systeem uitrekent hoeveel wisselgeld je moet geven.

Aan het begin van elke dag noteer je de kasmiddelen in munten en briefjes, zodat dit bedrag aan het einde van de dag vergeleken kan worden.

Terugbetalingen regel je via de kassa-app, waar je alle facturen kan doorzoeken en individuele items of gehele aankopen kan terugvorderen.

Dit vergt wel wat oefening, omdat het proces niet geheel intuïtief is.

Quota’s kan je aanmaken via het beheerdersaccount, waar je in plaats van een betaling registreren de transactie kan opslaan als een quota, zodat je deze vervolgens naar de klant kan mailen of printen.

Kleine bedrijven met kleine inventarissen of menu’s zullen waarschijnlijk blijer zijn met een ouderwetse rasterweergave, zoals bij de competitie.

Als de klant later de aanschaf wil aangaan, kan je de opgeslagen quota opzoeken en de betaling uitvoeren.

Facturen kunnen gepersonaliseerd worden met bedrijfsdetails. Na elke transactie heb je de mogelijkheid deze te mailen, of kan je de bon met een verbonden rekeningprinter uitdrukken.

Voorraadbeheer

Lightspeed Retail is ontworpen voor bedrijven met grote voorraden en complexe inventarisbehoeftes. De software houdt je winstmarge bij per product, gebaseerd op de prijs van aanschaf (hoeveel jij betaald hebt) en verkoopprijs. Je kan aanvinken bij welke producten Btw gerekend moet worden, en of ze in de korting zijn.

Voorraadbeheer: nieuwe gebruikers kunnen hun oude productenlijst via CSV-bestanden importeren, of handmatig productprofielen aanmaken. Ook kan je een uitgebreide leverancier-catalogus browsen om items toe te voegen die andere gebruikers reeds in het systeem hebben gezet. Naast de vele standaard beschikbare instellingen voor elk item (e.a. voorraadniveau, prijsdetails, SKU’s en andere ID’s, labels) kan je andere statussen zien, inkomende voorraden en aanpasbare datavelden die je aan je producten kan toevoegen. Stel je gewenste voorraadniveau in om meldingen te ontvangen wanneer je bij moet kopen.

Een noemenswaardige tekortkoming van het systeem is dat je geen negatief voorraadniveau kan hebben. Lightspeed is hier gelukkig mee bezig, en je kan eventueel met een speciale activatie de bètaversie uittesten.

Leveranciersbeheer: de leverancierstools van Lightspeed zijn indrukwekkend—een bonus voor winkeliers die graag nieuwe leveranciers en producten willen ontdekken. Eerst kies je de categorie die je producten het best omschrijft, en vervolgens krijg je toegang tot catalogussen van geschikte leveranciers. Als jouw huidige leverancier niet vermeld staat kan je een melding naar Lightspeed sturen, waarop zij hem zullen toevoegen. Kopieer gemakkelijk producten van een catalogus naar jouw eigen inventaris, compleet met bijbehorende SKU’s en productdetails.

Bestellingsmanagement: het systeem werkt fantastisch voor bestellingen, of het nou om een klant of een inkooporder gaat. Maak een speciale bestelling aan (voor klanten) voor een product dat op een andere locatie bewaard wordt, of één die je van de leverancier moet bestellen. Vervolgens kan je een aankooporder plaatsen bij de relevante leverancier, of het product overbrengen. De klant hoeft niet meteen te betalen—je kan het als een quota opslaan voor later. Elke bestelling heeft een status, bijvoorbeeld ‘besteld’, ‘klaar voor ophaling’ of compleet’. Deze kan je ook handmatig instellen. Wanneer je jouw bestelling ontvangt, kan je aan het systeem doorgeven dat alles correct aangekomen is.

Klantbehoud

Het basissysteem biedt de optie om kortingen, acties en klantprofielen aan te maken. Met een klantprofiel kan je bestellingen per klant volgen, contactdetails opslaan en de verkoop analyseren, of andere informatie toevoegen over de klant. Om de verkoop per klant weer te geven moet je de klant aanwijzen tijdens het afrekenen, anders blijft de bestelling anoniem.

Voeg kortingen toe (gefixeerd of percentage) aan verkopen of klanten, of stel een regel-gebaseerde actie in voor bepaalde periodes, of bijvoorbeeld op basis van locatie. Als je het wil, kan je klanten vereisen om een profiel in het systeem aan te maken voordat ze van een bepaalde korting kunnen profiteren, of creëer zelfs een personeelskorting. Cadeaukaarten en donaties kunnen ook aangemaakt worden. Al met al kan de complexiteit van de opties ervoor zorgen dat je misschien wat moet pielen om bepaalde bundelkortingen of coupons in te stellen.

Cadeaukaarten zijn beschikbaar als een optionele module die geactiveerd moet worden, en daarna is het nog even futselen om hem toe te voegen. Je moet namelijk fysieke cadeaukaarten bestellen voordat je ze aan kan bieden, dus kan je deze optie niet in de gratis proefperiode uittesten.

Lightspeed Loyalty is een aparte toevoeging die meerkosten rekent. Loyalty biedt diepgaandere tools met betrekking tot klantbehoud.

Personeels- en winkelfuncties

Lightspeed Retail is standaard ingesteld voor één winkel met één kassa. Wil je het pos-systeem op meerdere vestigingen gebruiken, dan betaal je extra. Nadat je een meerwinkelaccount aangemaakt hebt, kan je profielen creëren voor elke vestiging. Deze bevatten hun eigen voorraden, facturen en prijsdetails. Vervolgens kan je voorraadtransfers organiseren tussen de vestigingen, de inventaris van je volledige keten doorzoeken en aankooporders plaatsen voor al je winkels.

Manage je een heel team of personeel? Geen probleem. Elke medewerker kan in zijn/haar eigen account inloggen met individuele machtigingen en een pincode om het systeem binnen te komen. Je kan hun uren bekijken, zowel als de verkoop per medewerker. Naast de vier standaard accounttypes (beheerder, medewerker, manager, eigenaar) kan je speciale rollen aanmaken met een wijd scala aan machtigingopties, of machtigingen veranderen op individueel niveau.

Het goedkoopste kassa-plan staat vijf personeelsaccounts toe. Als je een groter team hebt, zal je meer moeten betalen.

Hardware en kaartlezers

Het POS-systeem kan gebruikt worden vanaf de PC/Mac of de iPad via de Lightspeed Retail pos-app. Er is geen optie voor Android. Het is ook mogelijk om een scherm in te stellen voor de klant, wat extra kan kosten.

In Nederland integreert Lightspeed alleen met de iZettle Reader. Eerst maak je een account aan en bestel je een kaartlezer van je gekozen provider. Hierna verbind je de kaartlezer simpelweg via Bluetooth naar de pos-app. De kaartlezer en transactietaks worden direct naar de provider overgemaakt, ofwel Lightspeed heeft geen hand in de transactie zelf en neemt dus geen percentage.

Het is ook mogelijk om een non-geïntegreerde kaartlezer te gebruiken, die niet met de software kan koppelen. Met een alleenstaande terminal kan je alsnog handmatig transactiebedragen invoeren op de kaartlezer, en vervolgens bevestig je de betaling op de pos-app wanneer deze compleet is.

Om jouw point-of-sale volledig uit te bouwen kan je compatibele rekeningprinters, labelprinters, kassalades en barcode-scanners koppelen aan de software. Lightspeed biedt haar eigen hardwarebundels aan, maar is ook compatibel met bepaalde andere tools.

Rapporten en statistieken

Het standaard kassasysteem omvat basis rapportagefuncties en verkoopgeschiedenis. Alhoewel dit als “basis” bestempeld is, zien we dat deze op vele verschillende gebieden gefilterd kan worden, waaronder winstmarge, omzet na sluiting, uurtotaal per medewerker, audit trail en inventarisgeschiedenis. De rapporten zijn opgesplitst in pos-rapporten en voorraadrapporten, welke je allemaal kan exporteren naar een CSV-bestand of kan uitprinten per individueel filter. Je kan niet alle analyses op één pagina bekijken.

Het dashboard in het beheerdersaccount toont een mooi overzicht van de dagelijkse omzet, vanwaar je het tijdsbestek kan instellen. Ook kan je gespecialiseerde “taken” toevoegen, bestellingen in proces bekijken en ook verkoopactiviteit.

Lightspeed koppelt ook met jouw favoriete boekhoudprogramma. Deze integratie kan extra kosten, naast natuurlijk het abonnement op de boekhoudservice.

Klantenservice

Lightspeed biedt een standaard inbegrepen 24/7 helpdesk aan, via telefoon en email. Het bedrijf praat graag over de telefoon, vooral als ze het product aan je verkopen, maar je kan ook via email communiceren. Er zijn ook online hulpsecties beschikbaar en video’s die de software uitleggen. Ze hebben recent Lightspeed Community geïntroduceerd, een sectie waar gebruikers vragen kunnen stellen en discussiëren.

Elke nieuwe gebruiker ontvangt een gratis introductiesessie van één uur met een Lightspeed adviseur, wat erg handig is voor je vragen—zolang je al je vragen in dat ene uur kan proppen. Zo niet, dan is er altijd een telefoonlijn beschikbaar, die erg vriendelijk is maar niet altijd complexe problemen kan oplossen in verband met tekortkomingen in de software.

Lightspeed update regelmatig hun software en bouwt nieuwe functies in, naar aanleiding van gebruikersfeedback. Wij zien dit als een positief teken, en geloven dat Lightspeed hun service serieus neemt en ontwikkelt.

De online hulpsectie biedt veel gedetailleerde instructies met betrekking tot het systeem, maar is niet altijd even nuttig wanneer het de Nederlandse markt betreft. Er zijn minder functies beschikbaar in Nederland dan de Amerikaanse versie, dus moet je zelf ontcijferen wat nou precies relevant is voor jouw versie.

Voor wie is Lightspeed Retail?

Lightspeed Retail is het beste voor medium tot grote winkels met tal van producten zoals kleren, fietsen, tools, sieraden, elektronica en sportspullen. Het systeem werkt het vlotst in combinatie met een barcode-scanner, omdat je anders elk product los op moet zoeken. Het is dus belangrijk om te investeren in vaste apparatuur naast je iPad of PC in de drukkere winkels.

Als leveranciers een zere plek vormen in jouw bedrijf, is deze POS een geweldige keuze. Je kan al jouw leveranciers opslaan inclusief hun producten, gerelateerde bestellingen, en zelfs nieuwe leveranciers ontdekken via de kassa-app.

Het systeem is niet zo geweldig als je enkel de goedkoopste oplossing zoekt. Het genoemde tarief omvat basis-rapportages, gelimiteerde teamgrootte en één vestiging plus kassa, dus de prijs kan nogal omhoog schieten als je een groter bedrijf bent. Lightspeed heeft nog een heleboel extra integratiemogelijkheden en modules waar je apart voor betaalt.

Vonnis

Als het gaat om inventaris-gerelateerde functies is Lightspeed Retail de beste optie op de markt, zelfs met het basis abonnement. Maar veel van de functies moet je extra voor betalen, bijvoorbeeld geavanceerde statistieken, dus zal je de volledige kracht van het systeem niet ervaren zonder te upgraden. Dat gezegd hebbende zullen winkels met een klein aantal medewerkers meer dan genoeg hebben aan het basisplan voor dagelijkse werkzaamheden.