Een gratis kassasysteem voor de iPad – kan dat?

Startende ondernemers hebben te maken met grote investeringen en onzekere inkomsten. Het is daarom mooi meegenomen als er op bepaalde uitgaven bespaard kan worden, bijvoorbeeld op de aanschaf van een kassasysteem. Waarom immers investeren in een extra apparaat als je beschikt over een tablet die alle klassieke kassafuncties kan overnemen?

Maar hebben zulke kassa-apps wel alle nodige functies? En kun je dus echt van je iPad een betrouwbare en bij voorkeur gratis kassa maken?

Het korte antwoord: ja, maar niet helemaal.

Om je te helpen een keuze te maken bespreken we hieronder vier bekende uitgevers van mobiele kassasoftware: Square, Zettle (was iZettle), SumUp en Vend. Ook kijken we naar Loyverse, een minder bekende maar wel heel interessante oplossing.

De software van Zettle en SumUp zit bij hun pinautomaten, waar je wel voor moet betalen. Vend en Square hebben allebei een 100% gratis versie, maar zijn wel heel beperkt. Loyverse’s software is verrassend compleet, maar ondersteunt alleen pinautomaten van SumUp en Zettle.

Of er een gratis versie van de software voor je bedrijf bestaat, hangt onder andere af van het aantal kassa’s dat je nodig hebt en de gewenste functionaliteiten.

Zettle: Populair kassasysteem met kaartlezer

Het Zweedse Zettle by PayPal (was iZettle) biedt eveneens een gratis kassa-app om een smartphone of tablet in een kassa te veranderen.

De Zettle Go app heeft een breed scala aan functies. In de productcatalogus kunnen alle producten of diensten ingevoerd worden, waardoor afrekenen vlot verloopt. Tevens wordt de voorraad bijgehouden. Vanuit de app kan een bon geprint worden of via e-mail of sms naar de klant worden verstuurd. Ook de verkoopgeschiedenis kan worden opgevraagd in de app. Gedetailleerdere rapporten worden bijgehouden in de cloud.

Zettle Go is een gratis kassasysteem.

Als je de app van Zettle gaat gebruiken betekent dat wel dat je ook de bijbehorende kaartlezer moet gebruiken. Als uw bedrijf al een pinautomaat heeft en overstappen geen optie is, dan is Zettle niet de oplossing.

Het handige aan mobiele kaartlezers is dat bedrijven, winkels, cafetaria, marktkraamhouders, taxi’s en andere micro-ondernemers of ZZP’ers overal in hun zaak en zelfs onderweg of op een beurs over een geavanceerde kassa kunnen beschikken. Ook dit systeem kan desgewenst uitgebreid worden met een bonprinter, kassalade en barcode-scanner.

Hoewel de app gratis te downloaden is, kost de Zettle Reader €79 (€79 op aanbieding). Daarnaast brengt Zettle 1,95% per transactie in rekening.

Voor de gemiddelde kleine ondernemer is de gratis app meer dan voldoende. Ondanks de aanschafkosten van de kaartlezer en de kosten per transactie blijft het grote voordeel van Zettle dat kaartbetalingen geaccepteerd kunnen worden vanuit de kassa-app.

SumUp: Simpele app voor kaartlezer

SumUp is een Brits bedrijf dat een vergelijkbaar aanbod heeft met dat van Zettle. Ook SumUp werkt op basis van een gratis app gekoppeld aan een kaartlezer voor bankpassen en creditcards, waar je dan wel weer voor moet betalen. De goedkoopste kaartlezer van SumUp kost €39 + btw en wordt er een commissie per transactie in rekening gebracht.

Foto: SumUp

SumUp App is een gratis kassasysteem.

De gratis app heeft alle basisfuncties die je nodig hebt. Denk aan een productoverzicht, betaalverwerking, personeelsaccounts, en de mogelijkheid digitale bonnetjes te sturen. Ook kan je overzichten en rapportages bekijken, en klanten terugbetalen door ze te laten retourpinnen. Daarnaast krijgen klanten van SumUp andere handige functies zoals QR-betalingen, betaallinks, de mogelijkheid om gratis een simpele webshop op te zetten.

SumUp’s goedkoopste model, de SumUp Air, kan gecombineerd worden met een kassalade, een barcodescanner, een oplaadstation en een bonprinter (van een derde partij). Zo heb je een heus kassasysteem bij elkaar. Het spreekt natuurlijk voor zich dat deze accessoires weer met een eigen prijskaartje komen en dus niet gratis zijn. De batterij van het apparaat zo’n 500 transacties mee, en past eventueel ook makkelijk in de broekzak voor onderweg. Let wel op dat je een smartphone met Android 4.4 of hoger moet hebben, of een iPhone/iPad met iOS 10.0 of hoger.

Loyverse: gratis maar toch compleet

Loyverse, een afkorting van Loyalty Universe, wordt aangeboden door een bedrijf uit Cyprus en is een gratis POS app met betaalde extra functies. De gratis versie van de app is eigenlijk al heel goed te gebruiken en veel kleine ondernemers zullen daar dan ook ruimschoots genoeg aan hebben.

Het gratis pakket bevat: een kassasysteem, ene dashboard met rapportages, een keukenscherm en een klantenscherm. Betaalde extra’s, ook wel add-ons genoemd, zijn onder andere personeelbeheer, geavanceerde voorraadfuncties en integraties van derde partijen.

Het systeem van Loyverse kan gekoppeld worden met bonprinters, barcode-scanners, kassalades en tablet-achtige afrekenschermen. Al de voorgenoemde apparaten kunnen op de webshop van Loyverse gekocht worden, daarnaast verkopen ze ook tablet en iPad standaarden voor een eigen apparaat.

Qua pinautomaat bieden ze geen eigen hardware aan, maar kan je het apparaat combineren met een pinapparaat van SumUp of Zettle. Loyverse kan je dan ook het beste zien als een alternatief voor de software van Zettle of SumUp. En aangezien de app gratis is, kunnen klanten van SumUp en Zettle dit product altijd even proberen.

Foto: Loyverse

Zodra je eenmaal producten hebt toegevoegd ziet het systeem er vrij mooi en overzichtelijk uit.

Overigens moet je voor de klantenservice wel een betaalde add-on hebben. Maar dit is best redelijk, het is niet van een bedrijf te verwachten dat ze geld uitgeven aan klanten die niets betalen. Verder raden we je aan om een iPad te gebruiken in plaats van een Android apparaat, omdat de iOS versie van de app momenteel iets uitgebreider is.

Het systeem is wat basaal, maar heeft alle nodige functies en kan voor veel soorten bedrijven gebruikt worden. Zo is het systeem uitermate geschikt voor zowel de horeca als detailhandel.

Functies die je in de gratis versie kan verwachten zijn: afrekenopties, meerdere betaalmogelijkheden, bestelbeheer, keukenoverzicht met lopende bestellingen, geldbeheer voor kassalade, inventarisatie, loyaliteitspunten voor klanten en offline modus. Mocht je nog naar een andere functie op zoek zijn, dan is er vast een (betaalde) add-on te vinden.

Square Point of Sale: Amerikaanse app met beperkingen in Nederland

Square is een relatief nieuw bedrijf en eigenlijk niet actief in Nederland. Square verkoopt mobiele pinautomaten, net als SumUp en Zettle, en daar zit een kassasysteem bij. Ondanks dat Square niet actief is in Nederland, is het wel mogelijk om gebruik te maken van hun kassasoftware.

De app van Square is kwalitatief erg goed en heeft veel functies. Maar er zitten ook nadelen aan vast, in Nederland is er bijvoorbeeld geen pinautomaat die in de app kan worden geïntegreerd. Dus bij het afrekenen moet alles twee keer ingevoerd worden: eerst in de kassa-app, en dan op je pinapparaat.

Een ander nadeel is dat de app niet beschikbaar is in het Nederlands, alleen in het Engels.

In de gratis app kun je onder andere een catalogus met producten creëren, betalingen registreren (cash of per kaart met een niet-geïntegreerde betalingsverwerker), het geld in de kassalade beheren, bonnen printen, de geschiedenis van verkopen opvragen en je voorraad bijhouden.

De diverse rapporten in de online omgeving zijn overzichtelijk en geven veel informatie. De cijfers kunnen geëxporteerd worden naar spreadsheets en zo gemakkelijk gebruikt worden bij het doen van de administratie.

Om alle functies ten volle te gebruiken, kan het systeem uitgebreid worden met een bonprinter, een fysieke kassalade en een barcode-scanner. De Square software is daarnaast flexibel en kan ingesteld worden voor gebruik in een winkel of in een horecagelegenheid.

Concluderend kunnen we zeggen dat Square zeer goede gratis software biedt, maar doordat het in Nederland nog niet mogelijk is een pinautomaat te integreren zijn Zettle en SumUp betere alternatieven voor Nederlandse bedrijven.

Vend: Beperkt gratis gebruik

Dit cloud-based kassasysteem is ontwikkeld in Nieuw-Zeeland en is wereldwijd beschikbaar. Vend is zich in de afgelopen jaren continu blijven ontwikkelen en de software staat bekend om zijn gebruiksgemak. Abonnementen beginnen bij $99,- per maand, maar er is ook een gratis versie beschikbaar. Helaas is de gratis versie heel beperkt.

In de gratis app kun je maar tien producten voorprogrammeren, voor sommige kleine ondernemers is dit voldoende. Denk bijvoorbeeld aan een foodtruckhouder met een kleine kaart of een ondernemer die merchandise verkoopt. Verder is de app qua functionaliteiten zeer compleet. Voorraadbeheer, rapportages, het bijhouden van een klantenbestand: het is alles wat je als kleine ondernemer nodig hebt.

Een andere beperking van de gratis versie is dat je vast zit aan een limiet van 1000 klanten. Zodra je meer klanten krijgt moet je upgraden.

Vend iPad kassasysteem.

Is een gratis kassasysteem een goede keuze?

Het blijkt dus dat er zeker mogelijkheden zijn voor gratis kassasoftware. Square is geheel gratis, maar er is geen pinautomaat-integratie beschikbaar en het programma is in het Engels. Ook is Vend geheel gratis, maar hier zitten enorme beperkingen aan vast.

De kassa-apps van Loyverse, SumUp en Zettle zijn geheel gratis, maar ze werken alleen met de bijbehorende pinautomaten. En deze pinautomaten zijn natuurlijk niet gratis. Als u toevallig ook op zoek bent naar een (nieuwe) pinautomaat, dan is dit een goede keuze.

Aan de andere kant is het ook mogelijk om voor een klein bedrag, meestal rond de €50 per maand, een compleet kassasysteem aan te schaffen. Als u een paar duizend euro per maand omzet en/of groei in uw bedrijf verwacht, dan is het zeker de investering waard.