Digitale bonnetjes worden steeds populairder, zou uw bedrijf ze ook moeten gebruiken? Er zitten zeker voordelen aan het gebruik van bonnetjes via de mail of SMS, maar ook nadelen.
Wat zijn de redenen om papieren bonnetjes te blijven gebruiken? En wat zijn de voordelen van digitale bonnetjes?
Waarom steeds minder winkels papieren bonnetjes gebruiken
Het voornaamste probleem van papieren bonnetjes is de giftige stof bisfenol A (ofwel BPA) die gebruikt wordt bij thermische bonnetjes (de gladde, glinsterende bonnetjes die je bijna overal ziet). BPA wordt opgenomen door de huid en hoopt zich op in het lichaam, dit heeft vooral gevolgen voor de winkelmedewerkers die de hele dag bonnetjes aanraken. De stof tast hormonen aan en verhoogd de kans op onder andere hartziekten.
Zie ook: Hoe maak je pinautomaten schoon?
Ook is BPA niet te recyclen. Recyclebare bonnetjes bestaan wel, met papier dat niet giftig is, maar de meeste bonnenprinters en kaartlezers zijn gemaakt voor thermisch geprinte bonnen (met BPA).
Ook raken veel klanten hun bonnetjes kwijt, of de tekst vervaagd, of het bonnetje wordt onbruikbaar door de wasmachine. Verder zitten er extra kosten aan printers en printpapier, terwijl digitale bonnetjes niet meer nodig hebben dan stroom en een internetverbinding.
Behoud van privacy en gegevens bij digitale bonnetjes
Ondanks de goede bedoeling, zijn digitale bonnetjes ook niet de perfecte oplossing. Stel je voor, je bent in een drukke winkel en hebt zojuist iets afgerekend, dan wordt je gevraagd om je e-mailadres of telefoonnummer voor de bon. Wil je die gegevens wel delen met een vreemde? De personen achter je willen ook wat afrekenen, dus het mag niet te lang duren. Wat nou als de winkel spam naar je gaat sturen, of je gegevens doorverkoopt?
Sinds de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG) vorig jaar in werking is getreden, kunnen consumenten in winkels vertrouwen dat ze zich aan bepaalde privacyregels houden. Bedrijven mogen contactinformatie alleen gebruiken voor reclamedoeleinden als de klant daar specifiek toestemming voor heeft gegeven. Dus als de contactinformatie voor andere dingen gebruikt wordt dan waar de klant toestemming voor heeft gegeven, dan moet dat heel duidelijk aangegeven worden.
Maar omdat deze AVG-regels nog niet zo lang bestaan, zijn klanten al snel op hun hoede als een bedrijf vraagt om contactgegevens. Dus je zult aan veel klanten moeten uitleggen waar de informatie voor wordt gebruikt, misschien is het zelfs nodig om een bordje met deze informatie neer te zetten.
Het personeel moet voorbereid zijn op scenario’s waarin de klant zich kwetsbaar voelt bij het delen van persoonlijke informatie.
Hoe bonnetjes wachtrijen en afrekentijden beïnvloeden
Een ander punt is de afrekentijd. Bij papieren bonnetjes zijn er geen contactgegevens nodig, binnen een paar seconden is het bonnetje bij de klant. Zeker in drukke winkels kan dit een groot verschil maken.
De meest veelbelovende oplossingen kosten minimale inspanning van de klant én de verkoper, denk maar aan contactloos betalen en automatische generatie van bonnen.
Aan de andere kant moeten digitale bonnetjes naar een e-mailadres of telefoonnummer worden gestuurd, dus er moet om contactinformatie gevraagd worden. Dit betekent dat de klant niet alleen de winkeleigenaar moet vertrouwen, maar ook de andere mensen in de rij. Totdat klanten hier gewend aan zijn geraakt gaat dit voor ongemakkelijke en onhandige situaties zorgen.
Sommige bedrijven hebben geprobeerd dit probleem op te lossen door het uitwisselen van contactinformatie zo snel mogelijk te laten verlopen.
Neem bijvoorbeeld de oplossing van iZettle: Zodra een klant voor een digitale bon heeft gekozen, dan wordt dat e-mailadres gelinkt aan zijn of haar pinpas. Als de klant nog eens betaalt met een iZettle kaartlezer, dan wordt het e-mailadres automatisch ingevuld.
Toepassing in bedrijfsadministratie
Voor bedrijven en ondernemers is het belangrijk om bonnetjes te bewaren voor de administratie. Vroeger waren papieren bonnetjes nodig om geld terug te kunnen vragen, of als bewijs dat een uitgave echt uitgegeven was.
Nu dat de meeste bedrijven hun boekhouding online doen, worden bonnetjes naar de cloud geüpload. Hiervoor moeten bedrijven eerst een foto/scan maken van het bonnetje voordat ze het uploaden. Er zijn zelfs apps om dit te doen, zoals Klippa en Xero.
Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction
Veel beginnende bedrijven printen geen papieren bonnetjes, vooral mobiele bedrijven met jonge klanten.
Voor deze bedrijven zou het natuurlijk veel handiger zijn als bonnetjes meteen digitaal worden doorgestuurd. Veel boekhoudprogramma’s hebben een speciaal e-mailadres voor digitale bonnetjes, klanten kunnen hun bonnetjes dan doorsturen naar dat e-mail adres die ze dan automatisch in de boekhouding verwerkt.
Daarom is het voor veel bedrijven niet meer belangrijk om papieren bonnetjes te krijgen. Sommige bedrijven doen hun boekhouding nog wel met papier, maar die bedrijven kunnen hun bonnetjes dan simpelweg uitprinten.
Zie ook: Wat is een pro forma factuur?
Wat zou uw bedrijf moeten doen?
Veel mensen hebben nog steeds een voorkeur voor papier, maar dat betekent niet dat mensen tegen digitale bonnetjes zijn. Voor een handelaar is het niet verplicht een papieren bonnetje te geven, dus een elektronisch bonnetje is altijd een optie.
Uiteindelijk gaan de meeste bedrijven voor de goedkoopste en makkelijkste optie. De meest veelbelovende oplossingen zijn simpel voor zowel de klant als de verkoper, denk bijvoorbeeld aan contactloos betalen.
Tegenwoordig denken mensen ook veel na over hun invloed op het milieu. Maar uiteindelijk hangt de keuze af van uw situatie. Dus denk hier over na:
- Dringen sommige klanten aan op een papieren bonnetje?
- Zouden er grote nadelen zijn als u geen papieren bonnetjes zou kunnen verstrekken?
Als handelaar is het niet verplicht om een papieren bonnetje te verstrekken, dus het is geen probleem om alleen een digitaal bonnetje te sturen.
Als beide antwoorden nee zijn, dan is het beter voor het milieu, uw werknemers en uw winst (geen papierrollen meer) om op digitale bonnen over te stappen. Maar als er voor u wel nadelen aan zitten, dan is het natuurlijk beter om gewoon papieren bonnetjes te blijven gebruiken. Hier zijn nog een aantal samenvattende voor- en nadelen:
