Wat is een proforma factuur?

Facturen zijn vanzelfsprekend belangrijk voor vrijwel ieder bedrijf. Maar voordat je de echte rekening opstuurt, vragen klanten soms om een zogeheten proforma factuur. Wat is dit precies?

Een proforma factuur is eigenlijk een soort tussenstap tussen een offerte en een factuur, die meestal alleen wordt verstuurd nadat de offerte al geaccepteerd is. In tegenstelling tot een factuur, die vrij definitief is, is een proforma factuur een voorlopig document waarbij er nog ruimte is voor speling. Qua uiterlijk lijkt een proforma factuur wel heel erg op een echte factuur. Bij het versturen van zo’n soort document ga je er nog niet van uit dat de klantenrelatie een betaling doet.

Een aantal elementen die op een proforma te vinden zijn:

• Datum van afgifte
• Omschrijving van producten of diensten
• Prijs incl. belasting en andere kosten zoals verwacht op de definitieve factuur

Een proforma factuur wordt gestuurd nadat een klant akkoord is gegaan zaken te doen, maar graag een nauwkeurigere offerte zou ontvangen met een completere omschrijving van de diensten/producten en de bijbehorende prijzen.

Een proforma factuur heeft geen bankgegevens of factuurnummer.

Zodra de diensten of goederen geleverd zijn, kan het bedrijf een ‘echte’ factuur sturen waarbij er formeel om een betaling gevraagd wordt.

Proforma facturen zijn geen rechtsgeldige documenten, ze worden dus niet in de boekhouding verwerkt. Ze zijn dus alleen bedoeld om een duidelijker beeld van de kosten en diensten/goederen te schetsen.

Verschil tussen proforma en andere documenten

Om proforma facturen duidelijk te krijgen, helpt het om dit document te vergelijken met de twee dichtstbijzijnde documenten.

Offerte: Een offerte is een informeel, niet-bindende prijsinschatting voor een dienst of product waarom gevraagd is. De ondernemer heeft misschien nog niet alle benodigde gegevens, waardoor de prijs op de offerte slechts een prijsindicatie is op basis van de kennis op dat moment.

Proforma factuur: Zodra de klant akkoord is gegaan met het gebruiken van de dienst, kan er een proforma factuur worden gestuurd die een nauwkeurigere prijsindicatie biedt voor de diensten/producten aan de hand van een gedetailleerder beeld van de wensen van de klantenrelatie. Het is belangrijk dat het document duidelijk gemarkeerd is als “proforma factuur” om verwarring te voorkomen. Het kan dat er nog wijzigingen toegebracht worden voor de definitieve factuur.

Factuur: Een factuur is een juridisch bindend document waarbij een aanvraag tot betaling voor de diensten of goederen wordt gedaan. In tegenstelling tot een proforma, bevat deze factuur een uiterlijke betalingsdatum, betaalgegevens en een factuurnummer. De factuur kan gebruikt worden voor de boekhouding, wat niet het geval is voor de andere documenten in deze vergelijking.

Voorbeelden van gebruik

Proforma facturen worden voor de volgende doeleinden gebruikt.

Helderheid bieden aan klantenrelaties over de kosten incl. verzending en andere bijkomende kosten. De gedetailleerde prijs per onderdeel voorkomt nare verrassingen die de klantenrelatie anders misschien zou weigeren te betalen.

Overeenkomst over de te leveren diensten, waarbij de klant nog kan weigeren voordat de definitieve factuur gestuurd wordt. Een kunstenaar zou bijvoorbeeld een proforma factuur kunnen sturen voordat hij of zij een persoonlijk portret maakt, om vervolgens een definitieve factuur te sturen zodra het portret af is.

Het geven van een realistische schatting voor te maken goederen, dit kan bijvoorbeeld kosten betreffen zoals extra productiekosten of kosten die optreden bij het aanpassen van een fabricatieproces.

De waarde van goederen opgeven voor de douane bij internationale handel. Een proforma factuur helpt een levering sneller door de douane heen omdat gegevens zoals gewicht, afmetingen en verzendkosten direct duidelijk zijn voor overheidsinstanties.

Proforma facturen kunnen handmatig gemaakt worden, of met gespecialiseerde software.