Bij creditcards is er een verschil tussen het verwerken van een kaartbetaling en het reserveren van een bedrag reserveren. Dit laatste wordt ook wel ‘pre-autorisatie’ genoemd.
Omdat wij als Nederlanders relatief weinig gebruik maken van onze creditcards (in plaats daarvan gebruiken we de pinpas veel vaker), is de gemiddelde Nederlander ook vaak minder op de hoogte van de mogelijkheden van creditcards. Toch zijn creditcards wel belangrijk om te begrijpen, vandaar dat we vandaag dieper ingaan op pre-autorisatie.
Hotels, autoverhuurders en verleners van andere kostbare diensten vragen vaak om een aanbetaling of andere vorm van zekerheid, hiermee verzekeren ze dat de klant garant staat de totale kosten te betalen aan het einde van de dienst. Dit kan onder andere gedaan worden door tijdelijk een bedrag van de klant vast te houden op eigen rekening, ofwel pre-autorisatie.
Het geld wordt voor een beperkte periode vastgehouden, maximaal tot 5-30 dagen. Het geld wordt losgelaten als de ondernemer de transactie als voltooid markeert, of als de bank het bedrag terugvordert (bijvoorbeeld omdat de termijn is verlopen).
Betekenis pre-autorisatie
Een pre-autorisatie is een tijdelijke (‘niet-vastgelegde’) vasthouding van een betalingsbedrag van de betaalkaart van de klant, die voltooid (‘vastgelegd’) wordt in een toekomstige transactie.
Terwijl het geld vastgehouden wordt, kan de kaarthouder het niet uitgeven. Praktisch gezien wordt het bedrag afgetrokken van de totale rekeningbalans, maar de transactie wordt niet als voltooid gemarkeerd op de rekening van de consument. Zodra de consument terugkomt om de rekening te betalen, wordt het gereserveerde bedrag vereffend en wordt de transactie als voltooid gemarkeerd.
Hoe het werkt
Een pre-autorisatie kan zowel elektronisch via een pinautomaat in werking worden gesteld (waar de klant fysiek bij is), als via handmatige invoer op een pinautomaat of op een virtuele terminal webpagina. Bepaalde systemen stellen de klant ook in staat om een eigen autorisatie in werking te stellen op een webpagina. Laten we de verschillende methoden onder de loep nemen.
Op een pinautomaat
Als je de klant fysiek treft, dan kan je de volgende stappen volgen voor contactloze of chip & PIN transacties. Dit is veiliger en vaak goedkoper dan het handmatig invoeren van creditcard-gegevens.
Als de klant persoonlijk aanwezig is om de dienst te gebruiken, ga je naar het pre-autorisatie-scherm op het apparaat, vul je het borgbedrag in, en geef je het apparaat aan de klant. De klant betaalt dan met zijn of haar creditcard zoals bij iedere andere betaling.
Als je de klant telefonisch spreekt, dan kan je de creditcard-gegevens handmatig invoeren op het pinapparaat. Dit kan alleen als je betaalverwerker dit toestaat en als je voldoet aan de PCI-DSS-regulaties, die de veiligheids- en vertrouwelijkheidsprotocollen voor de behandeling van kaartgegevens voorschrijven.
Op een virtuele terminal
Een virtuele terminal is een soort van online betaalautomaat in de webbrowser. Hiermee kunnen ondernemers een transactie invoeren en verwerken in naam van de kaarthouder. Het behoort alleen gebruikt te worden terwijl de ondernemer de klant aan de telefoon heeft, we raden af om de betaalgegevens van een klant zomaar ergens anders te bewaren.
Veel virtuele terminals hebben ook de mogelijkheid om ‘pre-autorisatie’ als transactietype te selecteren. Als je dat geselecteerd hebt, hoef je alleen maar het borgbedrag en de betaalgegevens in te vullen om de pre-autorisatie in werking te stellen.
Op een webpagina (voor consument)
De consument kan zelf ook een pre-autorisatie uitvoeren op bepaalde afrekenpagina’s, zoals op een online boekingswebsite.
Om dit in te stellen moet de ondernemer nagaan of de e-commerce oplossing zo’n afrekenoptie ondersteunt, en de juiste stappen hiervoor volgen. Dit kan eventueel ook door een ontwikkelaar worden gedaan.
Anders kunt u de klant via e-mail of sms een link sturen die naar een webpagina gaat met het bedrag voor pre-autorisatie. Dit is alleen mogelijk bij bepaalde betaalverwerkers, zoals Adyen en myPOS.
Bij al deze methoden is het natuurlijk belangrijk dat je aan de klant uitlegt wat je doet en hoe pre-autorisatie werkt. Anders kan de consument verward raken waarom er een onverwerkt bedrag op de rekening staat.
Voorkom ook dat je meerdere pre-autorisatie transacties tegelijk opent, aangezien de rekening van de klant kan worden geblokkeerd als het pre-autorisatie bedrag hoger is dan verwacht en het uitgavenlimiet wordt overschreden.
Waarvoor zou ik dit gebruiken
Voor veel autoverhuurders, reisleiders en hotelrecepties zijn pre-autorisaties van groot belang om wanbetalingen te voorkomen.
Als een consument gebruik maakt van een accommodatie, voertuig of ander kostbaar goed die aan het einde van gebruik betaald wordt, dan is er altijd het risico dat de klant schade oploopt, producten toevoegt (bijv. drankjes uit de koelkast) die niet op de oorspronkelijke rekening staan of simpelweg geen geld meer heeft.
Bij autoverhuurders is het vaak verplicht om een pre-autorisatie transactie te doen voordat de auto gebruikt kan worden.
Zo’n autorisatie biedt dus niet alleen garantie voor een toekomstige verwachte betaling, maar kan ook gebruikt worden als borg voor mogelijke verliezen.
Er zijn ook nog een aantal andere voordelen:
Voorkom gedoe met terugbetalingen: Als er een probleem is met de dienst waarvan de ondernemer de kosten zou moeten dekken, is het eenvoudiger om de pre-autorisatie los te laten dan om een klant terug te betalen. Terugbetalingen met creditcards kunnen namelijk wel 2-3 weken duren, terwijl een pre-autorisatie binnen een paar dagen afgerond is.
Chargebacks voorkomen: In tegenstelling tot pinpassen, kunnen gebruikers van creditcards een betaald bedrag zomaar terugvorderen vanwege een klacht. Dit heet een chargeback (een belangrijke reden waarom creditcards zo populair zijn in het buitenland). Maar omdat een pre-autorisatie geen voltooide transactie is, kan de klant in dit geval geen geschil openen via de bank (wat ook nog eens kosten met zich meebrengt voor de ondernemer). Dit kan wel bij een normale, voltooide transactie.
Fraude voorkomen: Als je pre-autorisaties online accepteert zonder klantinteractie, kan je pre-autorisatie alleen gebruiken om een order te controleren, contact op te nemen met de kaarthouder en om een betaling te annuleren als iets verdacht lijkt. In andere woorden, je kan het gebruiken als buffer om neppe en echte transacties te onderscheiden.
Hoe krijg je deze functionaliteit?
Niet alle pinautomaten en virtuele terminals ondersteunen pre-autorisaties. Het is iets wat vaak aangevraagd moet worden bij de betaalverwerker, daarnaast is er misschien wel een bepaalde software update voor nodig. Aangezien het bepaalde risico’s voor fraude met zich mee kan brengen, kan het ook dat de betaalverwerker bepaalde controles wil uitvoeren.
Als deze functie belangrijk voor je is, is het belangrijk om je betaalverwerker hierop te controleren. Goedkopere verwerkers zoals Zettle en SumUp bieden deze functie bijvoorbeeld niet aan. Het kan wel bij de wat duurdere providers zoals myPOS en Adyen. De meeste apparaten van Ingenico en Verifone ondersteunen het ook (met de juiste software). Bij goedkopere apparaten kan je er bijna al vanuit gaan dat het niet mogelijk is.
Een goede indicator van ondersteuning voor pre-autorisatie is een maandelijks tarief, providers die dit niet hebben zoals SumUp en Zettle vallen dus af. Er zijn natuurlijk wel uitzonderingen, zo heeft myPOS geen maandelijks tarief maar wel ondersteuning voor pre-autorisaties.
